Untuk mengoptimalkan proses internalnya dan mengurangi tugas rutin manual bagi karyawannya, perusahaan ini menyediakan solusi otomatisasi pintar yang beroperasi secara global, dan telah menggunakan solusi RPA untuk mengotomatisasi lebih dari 50 proses software di departemennya hingga saat ini. Dengan cara ini, perusahaan tersebut memberikan contoh bagaimana membuka jalan menuju masa depan yang terotomatisasi dengan software robot selain robot fisik. Fokus otomatisasi proses adalah pada pertukaran data dalam sistem Enterprise Resource Planning (ERP) dan Customer Relation Management (CRM). Robot RPA juga memberikan layanan berharga untuk migrasi data yang efisien selama perubahan sistem.

Spesialis Otomatisasi

Kantor pusat perusahaan ini terletak di kota Bavaria, Augsburg, dan memiliki sekitar 14.000 karyawan di seluruh dunia. Sebagai salah satu penyedia solusi otomatisasi pintar terkemuka secara global, Perusahaan menawarkan solusi lengkap kepada pelanggannya: mulai dari robot hingga sel dan fasilitas yang sepenuhnya otomatis serta integrasinya ke dalam pasar otomotif, elektronik, industri umum, barang konsumen, e-commerce/ritel, dan kesehatan.

Melukis, pengelasan titik, ikatan perekat, pengukuran, pemeriksaan kualitas, atau pengemasan – robot industri fisik mengotomatisasi proses mekanis yang repetitif. Mereka melakukan tugas dan proses manufaktur yang sebelumnya membutuhkan tangan seorang karyawan. Hal yang sama berlaku untuk software robot; mereka mengambil alih proses yang repetitif dan berulang dari karyawan yang bekerja dengan aplikasi. Kata kuncinya adalah Robotic Process Automation (RPA).

“Sebagai ahli otomatisasi, kami telah mengandalkan RPA sejak tahun 2018. Tujuan strategis kami adalah mendorong optimasi proses kami dengan RPA dan mengurangi tugas rutin yang monoton bagi karyawan kami. Selain itu, kami ingin meningkatkan tingkat penciptaan nilai, meningkatkan kualitas dan ketersediaan data, serta menggunakan RPA sebagai solusi jangka pendek sementara untuk integrasi sistem IT, jika pengembangan antarmuka membutuhkan waktu lebih lama dari yang diharapkan,” jelas Patrick Zech, yang bertanggung jawab atas Operational Excellence (OpEx) dan manajer proyek untuk Proof of Concept (PoC) RPA.

Dorongan untuk RPA diberikan oleh departemen Akuntansi dan Layanan Pelanggan. Sejumlah besar karyawan di departemen-departemen ini masih menghabiskan banyak waktu untuk memproses secara manual pesanan masuk atau mentransfer data dan angka ke dalam dokumen. Tujuannya adalah untuk mengotomatisasi proses yang monoton dan menghabiskan sumber daya ini secepat mungkin dengan mudah dan efisien tanpa perlu memulai proyek IT besar, yang sering terkait dengan waktu persiapan dan pengembangan yang lama dan waktu tunggu.

“RPA terbukti menjadi solusi untuk mengotomatisasi proses-proses ini dengan cepat. Kerja sama interdisipliner yang erat antara IT, departemen spesialis, dan OpEx – terutama selama fase awal dan realisasi PoC – memastikan implementasi RPA yang cepat dan mulus,” seperti yang diingat Patrick Zech.

Proof of Concept: Pemilihan Partner

Untuk menemukan penyedia RPA terbaik yang memungkinkan, perusahaan melakukan Proof of Concept atau Bukti Konseptual dengan penyedia terkemuka pada tahun 2018. Faktor-faktor berikut adalah kriteria penting dalam proses seleksi: solusi RPA dengan cakupan fungsi yang tinggi, fleksibilitas dalam otomatisasi, teknologi yang mudah dipelajari, efisiensi biaya, antarmuka ke sistem seperti CRM, ERP, atau aplikasi web, serta konektor ke database untuk meningkatkan kinerja. Kemudian muncul keputusan untuk mengguakan transfer data antara sistem SAP dan Microsoft Excel sebagai skenario untuk PoC RPA, yang sebelumnya sering dilakukan secara manual. Tugas robot perangkat lunak termasuk mengekstrak data dari SAP, mentransfernya ke Excel, dan kemudian mengekstraknya dari Excel lagi.

“Selama PoC, RPA meyakinkan kami terutama di satu sisi, karena rentang fungsi yang luas dan antarmuka yang ada ke sistem lain, dan di sisi lain karena software dapat dipelajari dengan mudah tanpa latar belakang pemrograman. Dalam hal ini, partner kami dapat menyediakan pengetahuan yang relevan dengan sangat efisien. Komunitas partner kami juga sangat besar, solusi dapat dengan mudah ditemukan di forum”, kata Dr. Stefan Hummrich, Kepala Otomatisasi TI. Dia bertanggung jawab atas operasi sehari-hari dan implementasi strategis RPA dalam grup.

Pusat Keunggulan dalam TI

Setelah PoC, semua pihak yang terlibat memahami bahwa RPA bukan hanya alat baru tetapi cara otomatisasi yang sangat baru. Dengan fungsinya yang melintang, teknologi ini membantu meningkatkan sejumlah besar proses dan juga menawarkan potensi besar untuk penghematan biaya bagi departemen. Selain itu, muncul keputusan untuk mempertimbangkan pembelajaran dari PoC dalam menempatkan CoE untuk RPA secara terpusat di dalam departemen TI di masa depan, untuk memastikan tata kelola dan koneksi langsung ke tim TI lainnya.

“Merancang API untuk membangun koneksi yang cepat ke sistem lain, seringkali terbukti sangat kompleks. RPA berfungsi sebagai solusi sementara, “plester” untuk menghubungkan sistem. Oleh karena itu, kami dapat mengotomatisasi proses dengan cepat tanpa mengubah lanskap TI yang ada.”, seperti yang dijelaskan lebih lanjut oleh Dr. Stefan Hummrich.

Pengguna kunci terdesentralisasi di departemen-departemen melengkapi RPA CoE di departemen IT dengan memberikan kontribusi dalam keahlian proses mereka dan dengan memberikan kontribusi yang signifikan dalam mengidentifikasi kasus RPA yang sesuai “RPA Scouting“. Dengan cara ini, seorang pengguna kunci yang termotivasi juga memulai kasus RPA pertama di departemen Layanan Pelanggan.

Robot Perangkat Lunak Mengotomatisasi Proses Pertama di Pabrik Robot Fisik

Tugas software robot yang pertama adalah mengotomatisasi transfer pesanan suku cadang internal dari sistem eCommerce ke sistem ERP. Karena proses ini dan sistem eCommerce sedang direkayasa ulang, solusi IT klasik dalam bentuk interface ke sistem ERP belum tersedia. Interface sedang dikembangkan tetapi belum beroperasi. Hal ini menyebabkan upaya manual yang tinggi bagi rekan-rekan.

“Oleh karena itu, kami memutuskan menggunakan RPA untuk memberikan solusi sementara yang lebih cepat selama periode transfer guna mengurangi beban kerja bagi karyawan di departemen suku cadang, tetapi juga untuk realisasi proyek di departemen IT,” jelas Martin Ernst, RPA DevOps Engineer dan Developer RPA pertama di perusahaan ini.

Dalam beberapa minggu, mereka berhasil mengotomatisasi 95% pesanan ini dengan RPA, dan pada saat yang sama mencapai kualitas data yang lebih tinggi dengan menghilangkan kesalahan potensial yang dapat terjadi selama transfer manual. Selain itu, perusahaan ini mengintegrasikan sumber data lainnya, seperti email dengan analisis teks yang dilakukan oleh RegEx, yang sebelumnya hanya diekstraksi secara manual. “Hal ini memungkinkan kami meningkatkan nilai tambah otomatisasi dengan usaha yang sedikit. Keberhasilan besar proyek ini sebagian besar didorong oleh fleksibilitas dan pelatihan cepat Key Users kami,” tambah Martin Ernst.

Perusahaan ini telah menyelesaikan otomatisasi sekitar 50 proses dengan menggunakan robot perangkat lunak di berbagai departemen spesialis seperti Pengendalian, SDM, atau Layanan IT. Salah satu contohnya adalah bot yang diterapkan di departemen SDM, yang mengubah rincian akun karyawan atau bot yang mendukung departemen Pengendalian dalam pembuatan laporan bulanan dengan mengumpulkan dan mempersiapkan data dan angka dari sistem-sistem yang berbeda.

Perusahaan ini mengoperasikan dan mengarahkan robot-robotnya melalui Orchestrator partner kami. Bot-bot ini berjalan di server yang identik dalam sebuah bot farm global, namun dipisahkan berdasarkan area tugas untuk mematuhi konsep peran.

Migrasi data selama perubahan sistem adalah penggunaan RPA yang penting. Biasanya, ini hanya pekerjaan yang dilakukan sekali jalan, tetapi memberikan banyak potensi karena beberapa (sepuluh) ribu set data harus dipindahkan ke sistem baru. Contoh konkret adalah migrasi data selama peningkatan dari SAP R/3 ke SAP S/4 HANA. Sebelumnya, perusahaan ini telah menjadwalkan tiga karyawan untuk bekerja selama enam hari kerja penuh. Robot perangkat lunak melakukan migrasi data secara otomatis selama akhir pekan; karyawan IT memiliki akhir pekan libur dan dapat menyelesaikan tugas-tugas penting lainnya pada hari kerja lainnya. “Untuk mencapai otomatisasi yang stabil dan berguna, kami memeriksa setiap detail selama analisis proses”, jelas Dr. Stefan Hummrich. “Template kasus bisnis yang dikembangkan oleh kami membandingkan penghematan biaya dari perkiraan waktu pengembangan dan biaya waktu runtime. Ini memberikan perhitungan ROI klasik dan BEP, yang menjadi dasar keputusan kami.”

Mengikutsertakan Karyawan

Komunikasi yang tepat tentang RPA adalah kunci keberhasilan manajemen perubahan, memastikan bahwa semua karyawan terlibat. Pada awalnya, ada beberapa perbedaan antara persepsi COE tentang RPA dan pemahaman pelanggan internal tentang RPA. Tidak mengherankan bahwa karyawan produsen terkemuka yang menggunakan bantuan robot sering mengaitkan Robotic Process Automation dengan robot fisik yang “nyata”.

Salah satu tujuan perusahaan ini adalah agar karyawan mengidentifikasi proses dalam departemen mereka yang dapat diotomatisasi. Untuk itu, perusahaan menawarkan berbagai kursus pelatihan untuk meningkatkan kesadaran tentang RPA dalam pendekatan dari bawah ke atas ini dan untuk belajar bagaimana memprogram software robot. Mereka ingin memberdayakan karyawan mereka untuk membantu diri mereka sendiri.

Yang juga membantu adalah, dasar-dasar pengembangan bot mudah diperoleh dan, dengan cara ini, pemahaman dan motivasi di antara karyawan meningkat dengan cepat.

Keuntungan Menggunakan RPA:

• Proyek RPA pertama membantu mengotomatiskan 95% pesanan suku cadang internal untuk robot

• Proses dapat diotomatisasi dengan lebih cepat

• Implementasi perubahan yang sederhana dalam otomatisasi yang sudah ada

• Puncak waktu dapat ditangani oleh beberapa robot perangkat lunak

• Kualitas data yang lebih tinggi

• Peningkatan ketersediaan data karena proses dapat dijalankan lebih sering

• Kepuasan karyawan yang lebih tinggi karena tugas-tugas monoton berkurang

• Perusahaan memposisikan diri sebagai pemberi kerja yang menarik bagi pekerja digital