Saat rumah sakit memutuskan untuk membeli sebuah Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS), baik itu pembelian baru atau penggantian sistem yang sudah ada, salah satu proses penting adalah melakukan seleksi vendor penyedia SIMRS. Saat ini sering sekali rumah sakit harus menyediakan waktu yang cukup banyak dalam proses seleksi dengan cara mengundang vendor untuk melakukan presentasi, tanpa mempunyai arahan yang jelas mengenai fitur dan modul yang sebenarnya dibutuhkan oleh rumah sakit. Hal ini tentunya tidak efektif dan efisien, yang dapat berujung pada pemilihan vendor yang kurang tepat. Hal ini bisa dihindari dengan cara rumah sakit membuat daftar fitur dan modul yang harus diisi oleh vendor sebagai bagian dari dokumen permohonan proposal (Request for Proposal – RFP).

RFP pada dasarnya memuat daftar fitur dan modul yang benar-benar dibutuhkan oleh rumah sakit untuk membantu operasional inti rumah sakit.  Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam menyusun RFP adalah:

1. Kebutuhan VS Keinginan

Semua orang ingin segala sesuatunya sempurna, tidak terkecuali rumah sakit yang menginginkan proses operasional yang tanpa cacat dengan didukung oleh sebuah SIMRS yang sempurna pula (flawless system). Keinginan tersebut tidak salah, namun hal tersebut sering sekali membuat rumah sakit terlena sehingga mengaburkan antara kebutuhan dan keinginan.

Secara sederhana, kebutuhan adalah fitur/modul yang harus tersedia di dalam sebuah SIMRS karena ketersediaan dari fitur/modul tersebut mempunyai pengaruh yang cukup signifikan pada operasional rumah sakit atau untuk memenuhi standard tertentu yang ditetapkan oleh pemerintah. Contoh: modul profil pasien, modul pendaftaran, fitur penggabungan rekam medis pasien, modul kompensasi dokter dengan fitur penghitungan pajaknya.

Sedangkan keinginan adalah fitur/modul yang sifatnya “Nice To Have”. Ketiadaan fitur/modul ini tidak akan mempengaruhi proses operasional rumah sakit, hanya dapat memberikan manfaat tambahan bagi rumah sakit maupun pasien. Contoh: pendaftaran online, fitur biomedic.

2. Skala Prioritias

Bersamaan dengan memilah antara kebutuhan dan keinginan, yang perlu dilakukan adalah menentukan skala prioritas dari masing-masing item. Karena hal ini akan dapat membantu rumah sakit untuk mendapatkan informasi dari vendor dari sisi ketersediaan budget, waktu implementasi dan kesiapan internal rumah sakit sendiri.

Contohnya adalah penerapan peresepan elektronik secara menyeluruh (bagian dari CPOE). Bagi rumah sakit yang dengan pertimbangan tertentu masih ingin mempertahankan pembuatan resep oleh dokter secara manual, maka prioritas untuk tersedianya fitur CPOE adalah low atau medium. Akan sangat berbeda bagi rumah sakit yang memang sudah siap menerapkan CPOE, maka prioritasnya akan menjadi high.

3. Detil dan Detil

Kebanyakan rumah sakit dalam membuat RFP hanya menyampaikan kebutuhan secara high level, tanpa memberikan deskripsi yang jelas apa yang dibutuhkan dan hasil yang diharapkan dari tersedianya fitur/modul tertentu. Hal ini akan mengarahkan rumah sakit untuk membuat RFP yang cenderung terlalu “lebar” tetapi tidak memiliki kedalaman (detil) yang cukup. Hal ini juga dipicu karena rumah sakit tidak bisa membedakan antara kebutuhan dengan keinginan.

Informasi yang sifatnya terlalu high level akan menjadikan pemahaman (interpretasi) yang berbeda-beda di antara vendor SIMRS yang pada akhirnya akan menyulitkan rumah sakit pada saat proses seleksi.

Tujuan dari informasi yang detil adalah memudahkan vendor SIMRS dalam memberikan respon apakah solusi yang dimiliki mempunyai fitur/modul yang dibutuhkan dan memberikan alternatif solusi yang dapat memberikan hasil yang sama dengan yang dibutuhkan oleh rumah sakit.

Contoh detil salah satu item kebutuhan layanan rawat inap yang harus ada di sebuah SIMRS:

Jika rumah sakit memiliki RFP yang cukup komprehensif, maka proses seleksi vendor SIMRS akan jauh lebih mudah karena rumah sakit sudah mendapatkan gambaran sejak awal produk mana saja yang dapat memenuhi kebutuhan rumah sakit atau tidak. Perlu diingat bahwa sejauh ini tidak ada sebuah sistem di dunia yang dapat memenuhi kebutuhan rumah sakit 100%. Namun setidaknya rumah sakit dapat mempertimbangkan sebuah produk yang tingkat pemenuhannya paling tidak lebih dari 80%.

Tentunya fitur/modul adalah salah satu bagian yang harus ada di dalam RFP. Hal lain yang dapat disampaikan di dalam sebuah RFP adalah informasi penunjang lainnya seperti profil dari vendor, spesifikasi teknologi yang ditawarkan, poses implementasi termasuk jenis solusi: produk jadi atau customized application.