Manajemen pendapatan rumah sakit, yang disebut juga "manajemen siklus pendapatan" atau "manajemen siklus tagihan medis", adalah proses di mana rumah sakit menghasilkan dan mengumpulkan pendapatan. Prosesnya dimulai ketika seorang pasien pertama kali menghubungi rumah sakit dan berakhir saat faktur diselesaikan.

Diagram berikut menggambarkan komponen-komponen kunci dalam siklus pendapatan Rumah Sakit:

Manajemen pendapatan bukan hanya merupakan tanggung jawab Departemen Keuangan di rumah sakit. Seperti yang ditunjukkan pada diagram di atas, diperlukan upaya seluruh pihak rumah sakit untuk mengelola pendapatan secara efektif. Ini berarti bahwa:

  • Bagian Front Office , yang berhadapan langsung dengan pasien, maupun Back Office sama-sama berperan penting.
  • Staf administrasi dan klinis juga bertanggungjawab.

 

Front Office

Staf yang berhadapan langsung dengan pasien, seperti petugas pendaftaran, perlu memastikan bahwa pasien memahami apa saja kewajiban mereka dalam hal pembayaran serta berbagai pilihan cara pembayaran yang tersedia bagi mereka. Jika memungkinkan, petugas perlu memberikan perkiraan biaya perawatan dan melakukan verifikasi jika pasien ingin mengajukan klaim biaya perawatan kepada pemerintah atau asuransi pribadi mereka.

Proses penagihan menjadi lebih lancar jika pasien sudah menyetujui biaya perawatan berdasarkan informasi lengkap dari petugas. Jika pasien tidak diberikan informasi mengenai perkiraan besarnya biaya pengobatan terlebih dahulu dan/atau tidak memiliki tanggungan asuransi baik dari swasta maupun pemerintah yang cukup untuk menutup biaya perawatan tersebut, maka ada kemungkinan pasien tidak mau membayar biaya terkait.

Rumah sakit mungkin masih tetap merawat pasien yang kemungkinan tidak mampu membayar tagihan biaya perawatan. Meskipun demikian, sangat penting untuk mengantisipasi situasi ini sejak awal, sehingga kebijakan rumah sakit yang sesuai dapat diterapkan.

 

Staf Administrasi

Di rumah sakit yang menerima suntikan dana dari pemerintah, staf administrasi yang paling terlibat dalam proses pendapatan adalah Petugas Pengkodean Klinis (Clinical Coders) . Tugas mereka adalah memastikan bahwa rumah sakit akan mendapatkan klaim sebesar mungkin dari pemerintah untuk mengganti biaya layanan yang sudah diberikan.

Namun, staf administrasi lain juga sama pentingnya dalam menjaga efektivitas manajemen pendapatan. Mereka harus memastikan formulirformulir terisi dengan benar dan sudah ditandatangani, sehingga dokumen-dokumen bisa ditindaklanjuti secara tepat waktu. Mereka juga harus memastikan proses penagihan dijalankan sesuai prosedur, dan yang paling penting, mengurangi beban kerja staf klinis.

 

Staf Klinis

Staf klinis memainkan peran penting dalam siklus pendapatan, khususnya dalam dua hal berikut:

  • Dokter harus memastikan bahwa semua dokumentasi relevan (misalnya daftar biaya yang akan ditagihkan) sudah lengkap, sehingga tagihan pasien bisa segera diproses. Jika ada perawatan yang terlewat, rumah sakit tidak dapat menagihkan perawatan tersebut kepada pasien.
  • Dokter harus memerhatikan apakah biaya perawatan akan ditagihkan ke pemerintah atau asuransi kesehatan swasta. Seringkali pihak tersebut menerapkan aturan tertentu mengenai perawatan apa yang dapat ditanggung dan tidak. Misalnya, sebagian besar perusahaan asuransi tidak akan membayar biaya perawatan kecuali memang dianggap perlu secara medis. Karena itu, dokter bertanggung jawab untuk mendokumentasikan alasan pemberian perawatan secara menyeluruh.

Dokumentasi yang menyeluruh dan lengkap merupakan proses yang ideal dalam pemberian layanan kesehatan. Hal ini juga memungkinkan rumah sakit untuk menghasilkan tagihan yang lengkap dan akurat mengenai layanan apa yang telah diberikan.

Di banyak rumah sakit, informasi yang diperlukan untuk mengelola pendapatan secara efektif tersebar di berbagai sistem serta berkas fisik/kertas. Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) yang komprehensif dapat membantu memastikan bahwa setiap komponen yang dapat menghasilkan pendapatan bisa dimonitor dan dioptimalkan.